Det følger af selskabslovens § 130 og erhvervsfondslovens § 50, at bestyrelsen for et aktieselskab, anpartsselskab eller en erhvervsdrivende fond skal oprette en forretningsorden for bestyrelsens virksomhed. Det er et lovkrav, at der er en forretningsorden, og det påhviler selskabets revisor påse, om der findes en forretningsorden. Hvis der ikke findes en forretningsorden skal selskabets revisor indsende en udtalelse derom til Erhvervsstyrelsen. Forinden revisor udfærdiger en sådan udtalelse, skal revisor give bestyrelsen mulighed for at overholde sine pligter.
Bestyrelsen skal fastsætte de nærmere bestemmelser for udførelsen af bestyrelsens opgaver i forretningsordenen. Formålet med en forretningsorden er, at gøre det praktisk nemmere for nye bestyrelsesmedlemmer at sætte sig ind i bestyrelsesarbejdet, og forretningsordenen er samtidig et essentielt arbejdsredskab for bestyrelsen i forhold til at fastlægge rammerne for bestyrelsens arbejde f.eks. i forhold til indkaldelse til bestyrelsesmøder, bestyrelsens beslutninger og afvikling af bestyrelsesmøder mv.
Selskabsloven og erhvervsfondsloven pålægger bestyrelsen en række pligter og ansvar, men i praksis vil bestyrelsen have mange andre opgaver, end de lovpligtige.
Det kan kun anbefales, at en bestyrelse afsætter tid og ressourcer til at få udformet en forretningsorden, der er tilpasset den enkelte virksomhed og den enkelte bestyrelses arbejde og opgaver. Derved sikres det, at forretningsordenen bliver et praktisk og vigtigt arbejdsredskab, som bestyrelsen kan styre efter, og som hjælper bestyrelsen med at udfylde sin rolle.
Det er vigtigt, at forretningsordenen er udarbejdet under hensyn til selskabsloven, selskabets vedtægter og en eventuel ejeraftale mellem kapitalejerne. Hvis der er uoverensstemmelse mellem dokumenterne, vil selskabslovens ufravigelige regler og selskabets vedtægter have forrang og derved være gældende. En bestyrelsen kan navnlig ikke ændre de rettigheder og forpligtelser, som bestyrelsen har ifølge selskabsloven og vedtægterne. Derudover bør en forretningsorden være tilpasset en eventuel ejeraftale om selskabet, herunder navnlig vilkår om bestyrelsens beslutningskompetence.
Det er ikke angivet i selskabsloven eller erhvervsfondsloven, hvad en forretningsorden skal indeholde, men det er dog angivet, at forretningsordenen skal tage udgangspunkt i selskabets virksomhed og behov. Det betyder, at forretningsordenen skal være konkret tilpasset den enkelte virksomhed, og at bestyrelsen løbende skal sørge for en eventuel nødvendig opdatering.
Da det ikke er fastsat ved lov, hvad en forretningsorden specifikt skal indeholde, men der er angivet en række temaer, som bestyrelsen særligt bør overveje at tage stilling til, herunder bestemmelser om:
Udover de temaer, som er nævnt i selskabslovens § 130, vil bestyrelsen ofte med fordel kunne overveje følgende yderligere temaer.
De ovennævnte emner er ikke en fast liste, og de enkelte punkter kan reguleres efter behov i den enkelte bestyrelse.
I erhvervsdrivende fonde, som ikke har en direktion, og hvor bestyrelsen derfor også varetager den daglige ledelse, bør bestyrelsen i forretningsordenen tage stilling til, hvordan opgaverne vedrørende den daglige ledelse skal fordeles mellem bestyrelsens medlemmer.
En forretningsorden er ikke et stationært dokument. Det er generelt en god ide at gennemgå forretningsordenen én gang årligt for at sikre, at den er tidsmæssig og aktuelt tilpasset selskabets virksomhed og behov. For at sikre, at bestyrelsen løbende får taget stilling til, om forretningsordenen fortsat opfylder selskabets behov, kan der f.eks. indsættes bestemmelse om, at forretningsordenen skal gennemgås én årligt i forbindelse med et bestyrelsesmøde.
Når forretningsordenen er udarbejdet, skal den underskrives af alle bestyrelsens medlemmer, som ved deres underskrift tilkendegiver, at de har læst og accepteret forretningsordenens bestemmelser. Hvis der tiltræder et nyt bestyrelsesmedlem, skal den pågældende på tilsvarende vis underskrive forretningsordenen.
Hvis du har spørgsmål til artiklen eller brug for rådgivning om selskabsret, ejerskifte, ledelsesforhold eller andre selskabsretlige spørgsmål, så kontakt advokat Allan Østergaard Sørensen.
September 2023